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事務の仕事を効率化したい!そのポイントは?

      2016/07/10

 - 社会・政治・経済

事務の仕事は企業によってその内容は異なるようですが、単調な作業の繰り返しになりがちです。そんな単調な作業こそ効率的に行いたいですね。今回は事務の仕事を効率的にするポイントを調べました。

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事務の仕事内容とは

一般事務の仕事

一般事務という仕事は企業によって担当する業務が異なるため、定義するのは困難です。一般的には、ファイリング・来客応対・電話応対・物品発注・会議資料の作成・福利厚生などを担当することが多いようです。規模の小さい企業では経理、人事関連の業務を兼ねることも多く、まさに企業を支える存在といえるでしょう。会社の窓口となる場合も多いので、気配りが利き誰に対しても誠実で明るい応対ができることが求められます。

引用元-Find job!

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事務の仕事を効率化するには目的をもって

日々繰り返している慣れた仕事のなかには、前任者から引き継ぎをして、事務作業の仕事の意味や効率化など考えずに、その仕事のやり方を続けている場合が多いようです。

「どうしてこの仕事をするのか」「この事務作業の仕事が必要なのか」という、作業の目的を明確にされないまま、多くの場合が前任者から仕事の流れだけを教わります。こういった目的が曖昧な事務作業ほど人は疑問も起きないために、そこにムダやムラが生まれがちです。特に、ルーチンワークといわれる繰り返し行われる単純作業こそ、目的を知らずに仕事が進み、効率化の対象外になりがちだといえます。

作業自体が習慣となっていて「その事務作業をしないと誰が困るのか」「誰のためにやっているのか」、従事している担当者がわからないのに、やめることができない事務作業は多々存在します。一度やめてみればよいのですが、「ずっと続けてきたから」という曖昧な理由で継続に陥りがちです。

このほかにも、社内の整理ができていないために、ムダな動きをしているケースも多いです。よくあるのが、整理整頓されていないために探し物に時間がかかるとか、二度同じものを買ってしまうなどです。必要なものがすぐに取り出しできない、みつからないようでは効率化には程遠いことに気づくべきでしょう。

引用元-Cloud Payment 公式ブログ

事務の仕事を効率的にするには

(1)ムダ時間の排除

業務効率化を叫ぶ前に、まず確認しておかねばならいことがある。勤務時間の中に潜む無駄時間の洗い出しである。一番怪しいのが会議。定例会議という名のもとに、2時間、3時間かけていないだろうか。中身といえば、決定事項の資料棒読み程度にもかかわらず…。会議という言う以上、3人以上は参加しているハズ。そうなると、ムダ時間は掛け算式に膨らむ。会議をするなら本当に必要な事案だけにせねばならない。それだけでムダ時間は大幅に削減される。マネージャーはそれが何かに頭を使うべきである。

業務報告に日報を活用している企業も多いだろう。これもムダの根源だ。確かに報告は重要かもしれない。たいていのトラブルは、報告忘れによるからだ。しかし、社員が日報を書くのに頭を悩ませるのは時間の無駄。通常報告は何かあった時のみして、詳細は週報に集約するなど、やり方はいくらでもあるハズだ。報連相なしで業績をアップさせている企業もある。それは、各社員に裁量を大幅にゆだねているからだ。管理の仕方を緩くシフトしてみることも実は、部下のやる気を引き出し、業務効率化につながったりする。

(2)残業の禁止

ムダ時間が排除できれば、社員はかなり業務に集中することができるようになる。そこですべきことは、残業の禁止である。人が集中するためには、ゴールが決まっていることが重要になる。「必ず7時までに帰社せよ!」。マネージャーが厳命することでケツをガッチリと固める。それによって、社員はそこへ向かって逆算で業務を進める。無駄な時間も削減されているワケで、業務はスイスイと進むハズだ。そうやって、残業=悪というムードまで醸成できれば、業務効率化は大幅に進展するハズである。

残業をなくすことは、副産物も生みだす。私生活の充実だ。それまで残業で埋め尽くされていた仕事後の時間がぽっかりと浮くことで、社員はまるで新しい世界をみつけたような感動を覚えるかもしれない。すっかり忘れていた趣味の時間に充てるもよし、パートナーや子どものために時間の使うのもいいだろう。1日の中でしっかりとオンとオフが切り替えられることで、社員の能力も十分に発揮される。強制的に残業禁止にして、その結果、社員から上がってくる声を吸い上げ、どうすれば残業をしないで業務を進められるのか、という逆説的な課題解決に活用してみるのもいいだろう。

引用元-瓦版

まずは仕事全体を把握しよう

パターンを覚える

事務処理の仕事で求められる内容というものは、ある程度パターンが決まっているものです。一般的なやり方やパターンを覚えることで、初めての事務仕事でも要領をすぐにつかめるようになり、処理に時間をかけずに済むようになるでしょう。

注意しなければいけないのは、パターンを覚えているからといって確認を怠ってはいけない、ということです。思い込みや先入観で仕事をしてしまうと、特殊な形式を指定されているのに指定に気付かず、普段通りのやり方で処理してしまう可能性があります。

効率を高めるのは重要ですが、その結果ミスが出てしまっては意味がありません。迅速よりも優先されるべきは確実性です。多少スピードが落ちてしまうとしても、必ず確認作業だけは怠らないようにしてください。

最初に仕事全体を把握する

仕事が遅い人の特徴として、目につく仕事から手を付けてしまい必要な仕事を優先的にすることができない、というものがあります。仕事の全体を把握してから仕事に取り掛かる習慣が身に付けば、時間のかかる作業を早めに行ったり、必要な部分だけを効率よく作業して仕事を早くすることができるでしょう。

用意するのに一日かかる資料の作成がある場合、資料の作成を最初の時点で先に頼んでおけば、待っている間に処理を進めておくことができます。余計な時間のロスを作ることなく仕事を進めるには、全体像を把握しスケジュールを立てることが重要です。

仕事が早いからといって作業量が人よりも多いわけではありません。むしろ効率的に改善している分、仕事が遅い人よりも作業量自体は少ないこともあります。簡単な工夫でも仕事を改善することは可能です。仕事が早い人の仕事ぶりを参考にして、自らの仕事の改善に取り組んでください。

引用元-U-NOTE

事務の仕事の効率化は整理整頓から

私の職場でも同種の仕事をしている人が数多くいますが、私は皆さんの机の上が、 どうなっているのか、何時も注目して観察しています。

そして、机の上が綺麗な人ほど仕事が速いように思えるのであります。 実は私も 今まで、当面すぐやる仕事の書類以外は机の上にださない主義でやってきました。

私は単細胞なので、一度に併行して沢山の仕事が出来ないし、また書類が散逸した り、違う案件の書類に紛れ込んだりすることを恐れて、そのようにしてきたのですが もっと確かな根拠をもつ手法であることを発見しました。

それは、あまりにも有名な「道は開ける」(” Howto Stop Worrying and Start Living ” by Dale Carnegie)の{疲労と悩みを予防する勤務中の習慣のその1} に、——当面の問題に関係のある書類以外は全部机の上から片づけよう——— というのがありました。

山積みした仕事を全部しなければという義務感や緊張がストレスを生み結局、能率 を悪くし、目前の仕事が減らないと達成感もないのに対し、机の上の書類を処理すれ ば良いと考えれば気が楽になり、終われば満足し次の仕事に取り組め、メリハリをつ けることにより良いリズムが生まれて仕事が捗るのではないかと、私は思います。

引用元-仕事を早くやるコツについての13のヒント

電話とメールの使い分けを

「連絡はすべてメール」という習慣が身についている方も多いのではないでしょうか。しかし、単なる事務連絡はいいとして、微妙な感情のニュアンスを伝えたい用件もありますよね。受け取った相手がどう捉えるか、気分を害さないだろうか…などと気を遣いながら文章表現を考えるのは、気付かないうちに時間がかかっているものです。

そんなときは、メールを作成するより、電話してしまった方が早いことも。社内の人であれば、その人の席まで足を運んで話をする。そうして相手の反応を見ながら用件を伝える方が、悩みながらメールを書くよりもスピーディに運ぶことも多いものです。

引用元-リクナビ NEXT JOURNAL

まとめ
事務の仕事は単調になりがちなので無駄を省く意識をもって仕事をしましょう。整理整頓をするのも大事なようです。

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