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催促のメールには行き違いがあった場合のお詫びを添える

      2016/10/28

 - 雑学

あなたはメールの返信はきちんとしていますか?出来れば24時間以内に返信すると良いでしょう。返信が来ない時はどうなさいますか?相手に腹を立てさせない催促のメールの書き方はどんなでしょうか?万が一、行き違いがあることも想定して、お詫びも言葉も添えましょう。

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催促のメールにには行き違いのお詫び文も加えましょう

期日を過ぎると相手にとってマイナスになることを伝えることで、早くアクションを起こしてもらえます。また、このメールが届く前に請求書が送られている可能性もあります。そのため、最後に一文「なお、本メールと行き違いになっている場合は、なにとぞご容赦ください」と気遣いの一文を入れましょう。

引用元-ビジネスメールの教科書

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催促のメールでも丁寧に

催促のメールは、約束をしたのに、それが果たされない時に相手の行動を自発的に促し取引関係の改善をはかるためのものです。納期や締め切りが遅れた時点で速やかに連絡するようにしましょう。また、相手が約束をしたのに果たされなかったとはいえ、丁寧な言葉で事実を伝え、怒りをぶつけないようにしましょう。

引用元-催促の文例(社外メール) – ビジネスメールの書き方~文例(社内メール・社外メール・社交メール)~

催促メールを出すときはミスや行き違いの可能性を考える

こちらか相手のいずれかが悪意のないミスや勘違いをしている可能性もあります。

1.相手は約束どおりの時間にメールを送っているのに、こちらがうっかり見過ごしている、あるいは誤ってごみ箱に移動しているケース
→受信トレイやごみ箱を確認し、相手からのメールが届いていないかを確認してみましょう。

2.こちらか相手のいずれかが日時を勘違いしているケース(今日と明日、13時と3時など)
→相手との履歴を確認し、こちらが勘違いしていないか、相手が勘違いしそうなところがないかを確認してみましょう。

3.こちらのシステム障害が起きているケース
→相手からメールをもらう時間帯に、ほかのメールがきちんと送受信できているかを確認してみましょう。なお、相手にシステム障害が起きていることもありますが、それはこの後に送る催促メールで明らかになるので、この時点で特に確認する必要はないでしょう。

引用元-RISE JP CLUB

催促メールを送る時のポイント

❶冒頭に催促のお詫びを書く

なぜ、返信メールがいただけないのでしょうかと、文句をいったのでは、相手を不愉快にしてしまいます。まずは、「お忙しいところろ、申し訳ありませんが」などと、あいさつ文の後の冒頭に、お詫びの言葉を書きます。

❷先に送ったメールの件名と送信日時を書く

返信が来ないということは、相手がメールを見落としたと思われます。ですから、送ったメールの件名と日時を書いて、相手の確認を促します。

❸要件を箇条書きにして再度伝える

返信して欲しかった要件を端的に書いて伝えます。

➍相手の言い訳を用意してあげる

送ったメールが迷惑メールとして迷惑タォルダに入ってしまったということも考えられます。「送信したメールが迷惑フォルダに入っているかもしれませんので、後ほど確認をお願いします」と書いておくと、相手はそれを言い訳にして返信が出しやすくなります。

❺催促したことを詫びる

返信をお願いしたのに、返信が来ないというのは、相手にも問題はありますが、ここは丁寧に催促したことを詫びしておくのが賢明です。

引用元-Aeaba

メールの返信はいつまでに欲しい?

「送信したメールの返信は、いつまでに欲しいですか?(急ぐ場合を除く)」という問いに、最も多かったのは「24時間以内」(55%)。「48時間以内」(16.31%)、「8時間以内」(8.69%)と続いたが、「1時間以内」は4.67%、「30分以内」という人も0.9%いた。また、「受信したメールの返信は、平均でいつまでにしていますか?」という問いにも、最も多かったのは「24時間以内」(40.98%)。ただし、「1時間以内」(10%)、「30分以内」(5.41%)という人も少なくなかった

 社会人の間では、業種や職種を問わず多くの場合「メールは1日以内に返信する」ことが暗黙の了解となっているようだ。もちろん、「ビジネスメールの返信が遅れてしまうこと」が「よくある」「たまにある」と答えた人は全体の70.74%に上ることからもわかるように、「原則的に1日以内」と思ってはいても、ついうっかりしてしまうことは少なくない。

引用元-OIAMONDO online

まとめ
メールの返事が来ない時、催促をしますか?相手が気分を害さないメールの書き方を学びましょう。

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