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電話は会社の内線をマスターしましょう

      2016/04/21

 - 社会・政治・経済

会社の電話は機能がたくさんあり覚えるのが難しいです。外線電話を内線に転送したり保留したりする方法を早く覚えましょう。電話の出方も会社によって決まりごとがあ場合もあります。会社の電話にでることが苦にならないように、しっかりとマスターしましょう。

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会社の電話の内線の取り次ぎ方が難しい

・相手との通話を別の内線に取り次ぎたい
・でも電話の操作がよくわからない
・わからないので結局取り次ぎできない
・取り次ぎできないからあんまり電話を使いたくない

そんなことになってませんか?というわけでビジネスフォンでの電話の取り次ぎ操作をまとめてみました。ビジネスフォンのメーカーや機種によって取り次ぎ方は少し違ってきますが、くじけずにマスターしましょう!

通話を保留後、近くの人に口頭で伝えて、保留中の外線ボタンを取ってもらう

1.外線と通話中
2.保留ボタンを押す
3.外線ボタンに通話が保留される
4.受話器を下ろす
5.近くの人に口頭で伝える
6.近くの人が別の電話機から外線ボタンを押して応答する

通話を保留後、内線を呼び出して、保留中の外線ボタンを取ってもらう

1.外線と通話中
2.保留ボタンを押す
3.外線ボタンに通話が保留される
4.取り次ぎ先の内線番号をダイヤル
5.相手が応答したら、保留している外線ボタンを押してもらうよう伝える
6.受話器を下ろす
7.取り次ぎ先の内線が外線ボタンを押して応答する

通話を保留後、内線を呼び出して、そのまま通話を取り次ぐ

保留ボタンで保留後、受話器を下ろして取り次ぐ

1.外線と通話中
2.保留ボタンを押す
3.通話が保留される
4.取り次ぎ先の内線番号をダイヤル
5.相手の内線が応答
6.要件を伝えて受話器を下ろす
7.外線と取り次ぎ先内線の通話になる

引用元-電話・ビジネスフォンのTSA

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会社の電話の内線の仕組み

会社の電話って1つの電話番号でも何本か取れるようになってますよね?
(分かりにくいとしたら、よくテレビとかで電話受付とかしてると一本の電話番号しか通知してないけど、オペレーターの人がたくさんいて次々に電話取ってるじゃないですか?あれと同じと考えればいいんだと思うんですけど)

なので、おっしゃってるように○○さん3番にお電話ですっていうことは1番、2番、3番と同じ番号で3つ(あるいはそれ以上)取れるようになっているということなので、そのまま最初に電話を受けた人は保留ボタンを押して保留にしてその○○さんは受話器を取って3番のボタンを押せばその外線の電話の方と話せるということだと思いますので、この場合は転送は不要ということになります。

外線の人がかけてきた番号をその○○さんが取れない、すなわち○○さんが違う外線番号の電話を使っているとしたら、○○さんの内線番号に転送して電話を回せば良いですよね?その場合は外線の人と電話がつながってる状態で転送ボタンをおして○○さんの内線番号を回せば○○さんと最初に電話を受けた人が繋がります。その状態で最初に受けた人が受話器を置けば、○○さんと外線からかけてきた方が話せる状態になる・・・ということです。

引用元-教えて!GOO

会社の電話の保留ボタンについいて

ビジネスホンの基本的な機能その①保留

ビジネスホンの基本的な機能の一つとして、保留機能があります。例えるならば、外線1番に受けた電話が、自分宛ではなく、Aさん宛の電話であった場合、その電話は、Aさんに受け継がなければなりません。
このように、外線電話を他の人にまわしたい際に、まずは保留ボタンを使用します。

ビジネスホン・保留ボタンの使い方

保留ボタン使用する場合、たいていは、外線1に電話を受け、保留ボタンを押しますと外線1は保留状態となり、それと同時に内線通話の呼出しが待機している状態になります。

・外線電話をまわすべきAさんが近くにいる際には
「Aさん、外線1番に○○様からお電話です」
と伝えて、それを聞いたAさんは、保留状態である外線1番(大抵の機種はランプが点滅している)のボタンを押してから電話に出ます。

・外線電話をまわすべきAさんが別室におり、近くにはいない際には、保留ボタンを押した場合、外線が保留状態になっているのと同時に内線は呼出しを待機している状態になっているので、まずは、Aさんの電話を内線で呼出しましょう。
内線番号表(エクセル等で作成するとよい)を確認し、Aさんの内線番号である12番を[1][2]とダイヤルすると、内線でAさんを呼出すことができます。
Aさんから内線で応答がありましたら「○○様から外線1番にお電話がありました」などと伝達し取次ぎは完了となります。

引用元-会社なびブログ

会社の電話の内線・外線の受け方で「もしもし」はNG

内線であっても、外線であっても、第一声にもしもしという言葉を使う受け方をするのは仕事の電話対応としては間違いなくそぐいません。ですから、外線でも内線でも、電話がなったらもしもしという受け方はしないということを覚えておいてください。ではどのような第一声の受け方をするのが正しいのでしょうか。

外線では会社名を内線では自身の名が第一声

外線では「株式会社○○、○○でございます」。内線では「はい。○○です」。という受け方をするのが電話の基本とされています。これは内線と外線が逆になってしまうとすごく失礼になってしまうので、間違ってもそれだけはないように注意してください。そして電話の第一声はなるべく明るくというのも暗黙のマナーとしてあるので、これらの受け方をなるべく明かるいトーンでしていってください。

ビジネス電話の内線・外線の受け方②:3コール以内にとる

外線でも内線でも、電話の受け方の基本マナーとして、電話が鳴ったら3コール以内にとるようにするということがあります。電話がなったのにいつまでも慣らしていたのでは、電話をかけてきた人にも、周りの先輩方にもすごく嫌な感情を向けられてしまうこととなるので注意してください。

間に合わなければ「お待たせしました」と一言添える

もし3コール以内でとることができなかったら、「お待たせいたしました」と一言加えてから電話を受けるようにしましょう

引用元-キャリアパーク!

電話の対応でよくミスするパターンはこれ

誰からの電話か聞き漏らす

緊張している状態や、また慣れてきた時にやってしまうミス。相手が誰であるかをメモせずに担当者に引き継いでしまうケースは実際にかなり多い。
ミスを防ぐポイントは、「あいう商事の山田様ですね。少々お待ちくださいませ。」と相手の名前を言って保留にする事や、手元のメモに相手の名前を書く欄を設ける事で対処可能です。

相手の連絡先を聞かずに切る

折り返しが必要となるにも関わらず相手の電話番号を聞くことなく切ってしまうミス。担当者が在社中であれば必要無いが、出張中などであれば必ず聞く必要があります。担当者が知っているだろうと過信しないこと。
ミスを防ぐポイントは、「大変恐れ入りますが、弊社山田は出張しておりまして、折り返し連絡させますのでお電話番号を頂戴できますでしょうか。」と聞く事。

保留ボタンを押さずに待たせてしまう

押したつもりが、こちらの声が駄々漏れになっているミス。必ず保留音が流れている事を確認しましょう。
ミスを防ぐポイントは、保留音を必ず確認する以外にはありません。

保留を待たせすぎる

担当者がどこに居るか分からず、だらだらとお客様を待たせてしまうケース。お待たせ時間が1分以上かかりそうならば、一度保留を受け「恐れ入りますが担当者から折り返し致しますので、恐れ入りますがお電話番号を頂戴できますでしょうか。」と電話を切りましょう。

引用元-新入社員でも分かる経営学

まとめ
家庭の電話と違い機能が多い会社の電話は戸惑います。コツを掴んで早くマスターしたいものです。

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